Yönetim değişikliğinde en sık yaşanan sorun, yeni yöneticinin yalnızca banka bakiyesini ve anahtarları teslim alıp geçmiş yükümlülükleri sonradan öğrenmesidir. Sağlıklı devir için mali, hukuki, teknik ve dijital başlıklar birlikte kontrol edilmelidir.
Mali kayıtlar
- Banka hesapları ve güncel bakiyeler
- Kasa varsa kasa sayımı
- Daire bazlı borç ve alacak listesi
- Ödenmemiş faturalar ve gelecek vadeli yükümlülükler
- Demirbaş için toplanmış ayrı bakiyeler
- Son dönem gelir-gider raporları
İdari ve hukuki kayıtlar
- Yönetim planı ve karar defteri
- Genel kurul tutanakları
- Devam eden sözleşmeler
- Personel dosyaları ve hizmet kayıtları
- Devam eden icra veya hukuki dosyalar için yetkili profesyonellerden durum özeti
Teknik envanter
Asansör, hidrofor, yangın ekipmanı, kamera, jeneratör, havuz sistemi, otomatik kapı ve benzeri ekipmanların bakım firmaları, son bakım tarihleri ve garanti bilgileri teslim alınmalıdır.
Dijital erişimler
Yönetim yazılımı, kurumsal e-posta, domain, hosting, kamera uygulaması veya bulut dosyaları gibi dijital varlıkların kullanıcı ve yetki devri ayrıca kayıt altına alınmalıdır. Şifreler açık mesajlaşma gruplarında paylaşılmamalıdır.
Devir tutanağı iki tarafça kontrol edilerek imzalandığında, geçmiş dönem ile yeni dönem arasındaki sorumluluk sınırları çok daha görünür hale gelir.