Yönetim şirketi seçimi yalnızca aylık hizmet bedelini karşılaştırarak yapılırsa sonradan hizmet kapsamı, personel, ek ücret ve raporlama konusunda uyuşmazlık çıkabilir. Teklifleri aynı kriterler üzerinden değerlendirmek daha sağlıklı sonuç verir.
1. Hizmet kapsamı
Teklifte “site yönetimi” yazması yeterli değildir. Muhasebe, tahsilat, kurul süreçleri, saha ziyareti, temizlik denetimi, teknik bakım koordinasyonu ve hukuki takip gibi başlıkların hangilerinin dahil olduğu açık olmalıdır.
2. Yönetim bedeli dışında kalan maliyetler
Personel, yazılım, banka masrafı, kırtasiye, danışmanlık, ulaşım veya ilave saha hizmetlerinin ayrıca ücretlendirilip ücretlendirilmediği anlaşılmalıdır.
3. Raporlama düzeni
Aylık gelir-gider özeti, banka hareketleri, borç listesi, bütçe gerçekleşmesi ve devam eden işlerin nasıl raporlanacağı örnek üzerinden görülmelidir.
4–12. Diğer kritik başlıklar
- Devir teslim prosedürü
- Yetki ve onay limitleri
- Tedarikçi seçim yöntemi
- Personel yönetimi ve SGK sorumlulukları
- Acil durum iletişimi
- Veri ve evrak erişimi
- Sözleşme süresi ve fesih koşulları
- Gerçek referansların doğrulanması
- Yönetim planına ve kurul kararlarına uyum
En düşük fiyatın en ekonomik sonuç anlamına gelmediği unutulmamalıdır. Asıl karşılaştırılması gereken; hangi sorumluluğun, hangi sıklıkta ve hangi raporlama standardıyla yerine getirileceğidir.