Site mali raporlarında en sık karışan kavramlar tahakkuk, tahsilat ve giderdir. Bir daireye aidat borcu oluşturulması gelir tahakkukudur; paranın banka hesabına gelmesi tahsilattır. Aynı dönemde tahakkuk eden tutarın tamamı tahsil edilmemiş olabilir.
Bütçe ile gerçekleşeni ayırın
İşletme bütçesi gelecek dönem için planı gösterir. Gerçekleşen rapor ise fiilen oluşan gelir ve giderleri gösterir. Bu iki tablo karşılaştırıldığında hangi giderlerin planın üzerine çıktığı veya hangi gelirlerin eksik kaldığı anlaşılır.
Demirbaş harcamalarını ayrı izleyin
Kamera sistemi, çatı, büyük pompa değişimi veya benzeri yatırım niteliğindeki işler rutin aylık işletme giderleriyle aynı torbada gösterildiğinde raporun okunması zorlaşır. Mümkün olduğunda demirbaş tahakkuk ve harcamaları ayrı takip edilmelidir.
Borç listesinin tarihi olmalı
“Toplam borç” rakamı ancak hangi tarih itibarıyla hazırlandığı belirtilirse anlamlıdır. Yeni ay tahakkuku veya sonradan gelen ödeme tabloyu değiştirebilir.
Belge ile rapor birbirini desteklemeli
Özet rapor okunabilir olmalı; ayrıntı gerektiğinde banka hareketi, fatura, makbuz veya sözleşme gibi dayanaklara ulaşılabilmelidir. Böylece şeffaflık yalnızca çok sayıda veri paylaşmak değil, doğru bilgiyi gerektiğinde doğrulayabilmek haline gelir.